SİSTEM: Resmi unvanı Sistem Eğitim ve Belgelendirme Ltd. Şti olan ve uygunluk değerlendirme faaliyeti gerçekleştiren kuruluş. Bundan sonra SİSBEL olarak anılacaktır.

SİSBEL Logosu: SİSBEL’ in kendi ismi ve belgelendirme programlarını tanımlamak için kullandığı logo.

SİSBEL Yönetim Sistem Logosu: SİSBEL tarafından belgelendirilmiş kuruluşların belgelendirme statülerini göstermek için kullandığı semboldür.

Yönetim Sistemi Belgesi: Kuruluş adına düzenlenen, ilgili yönetim Sistemi’nin incelenerek standardına uygun bulunduğunu gösteren, geçerlilik süresi 3 yıl olan belgedir.

Müşteri: SİSBEL tarafından belgelendirilmiş kuruluş. Bundan sonra KURULUŞ diye anılacaktır.

Akreditasyon: Bir uygunluk değerlendirme kuruluşu ile ilgili olarak, belirli uygunluk değerlendirme işlerini yapmaya yeterli olduğunu resmi olarak ifade ederek gösteren, üçüncü taraf doğruluk beyanı.

Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı.

Gözetim: Uygunluk beyanının geçerliliğinin sürdürülebilmesi için esas alınan uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin sistematik olarak tekrarlanması.

Askıya alma: Belirlenmiş doğruluk beyanı kapsamının tamamı veya bir kısmı için uygunluk durumunun geçici olarak iptal edilmesi. Askıda kalma süresi en fazla altı ay olabilir.

Geri çekme: Yürürlükten kaldırma. Uygunluk durumunun iptal edilmesi.

Denetim: Kayıtlar, beyanlar veya diğer ilgili bilginin elde edilmesi ve bunların belirlenmiş şartların gerçekleştirilme miktarını tayin etmede objektif olarak değerlendirilmesi için uygulanan sistematik, bağımsız, dokümante edilmiş proses.

Belgelendirme Denetimi: Kuruluşun tüm süreçlerinin ilgili standardına uygunluğunu değerlendirmek için yapılan ilk denetimdir.

Gözetim Denetimi: Belgelendirme denetiminden sonra yılda en az bir defa veya kuruluş isteği doğrultusunda (yılda 2, 3 veya daha fazla) ilgili denetleme standardına uyumunun sürekliliğinin ve sürekli iyileşmenin denetlenmesidir. En geç belgelendirme denetiminden 1 yıl sonra yapılır. 

Takip Denetimi: Belgelendirme veya gözetim denetimleri sonunda majör (büyük) uygunsuzlular olması durumunda gerçekleştirilen uygunsuzluk doğrulama denetimlerdir.

Adres Değişikliği Denetimi: Kuruluşun adresinde bir değişiklik olması durumunda gerçekleştirilen denetimlerdir.

Kapsam Değişikliği Denetimi: Kuruluşun belgesinin kapsamında genişleme veya daraltma için yapılan denetimlerdir.

Belge Yenileme Denetimi: Belgelendirmesi tarafımızdan yapılıp 3 yıl sonra belge kullanım süresi dolan ve yeniden belgelendirme için yapılan denetimlerdir.

Özel Denetim: Kuruluşa yönelik objektif deliller içeren şikayetler söz konusu olduğunda, programda olmadan yapılan denetimler.

Transfer denetimi: Başka bir uygunluk değerlendirme kuruluşu tarafından belgelendirilmiş kuruluşun talebi doğrultusunda SİSBEL tarafından yapılan denetimdir.

Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemesi

Majör (büyük):  1) Yönetim sistemi standardının bir veya daha fazla şartının yerine getirilememesi, 2) Kuruluşun yönetim sisteminin amaçladığı sonuçları gerçekleştirme kabiliyeti hakkında önemli bir şüphe durumu,

Minör (küçük): Yönetim sistemi uygulanmasından kaynaklanan kısmi sapmalar, eksik/yanlış uygulamalar.

Gözlem: Minör uygunsuzluk tanımlanacak şekilde açık olmayan ilerde minör uygunsuzluk olabilme riski taşıyan faaliyetler.

İtiraz etme: Uygunluk değerlendirme konusunu sağlayanın, uygunluk değerlendirme kuruluşuna veya akreditasyon kuruluşuna, konu ile ilgili olarak kuruluşun almış olduğu kararı yeniden mütalâa etmesine yönelik talebi.

Şikâyet etme: Herhangi bir kişi veya kuruluşun, itirazdan farklı olarak, bir cevap beklendiğinde, bir uygunluk değerlendirme kuruluşu veya akreditasyon kuruluşuna kuruluşun faaliyetleriyle ilgili olarak yaptığı memnuniyetsizlik

Kuruluşun verdiği bilgiler doğrultusunda denetim gün sayıları tespit edilerek gerek olursa teknik uzmanlarla desteklenerek denetim ekibi oluşturulur ve denetim planı oluşturulur.

Gözetim denetimleri 2. aşama belgelendirme denetiminin son günü baz alınarak bir yıl sonra olacak şekilde planlanır. Gözetimlerde oluşabilecek uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetlerini kapanması göz önünde tutularak planlanır.

Belge yenileme denetimi 2. aşama belgelendirme denetiminin son günü baz alınarak üç yıl sonra olacak şekilde planlanır. Belge yenileme denetimlerinde kuruluşta ciddi bir revizyon olmamışsa 1 aşama denetim yapılmaz. 

Takip denetimi: Denetimlerde majör uygunsuzluklar oluşursa kuruluşun sahasında takip denetimi yapılır. Takip denetiminde sadece tespit edilen uygunsuzluklar doğrulanır.

Denetim planı kuruluşa sunulur. Kuruluş denetim tarihine, denetçilere, teknik uzmana itiraz etme, kabul etmeme hakkına sahiptir. Böyle bir durum tarafımıza bildirilmesi durumunda gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

Kuruluş ile varılan mutabakat doğrultusunda denetim planına göre yapılır. Standard, mevzuat ve kuruluş şartlarına uyum değerlendirilir.  Denetim ekibi bulgularını bir rapor halinde belgelendirme komitesine tavsiye olarak sunar.

Denetim ekibi belgelendirme yönünde tavsiyede bulunursa ve belgelendirme komitesi tavsiye yönünde karar verirse kuruluş belge almaya hak kazanır.

Denetimlerinde büyük uygunsuzluk olması, denetimlerde tespit edilen küçük uygunsuzlukların mutabık kalınan zamanlarda kapatılmaması durumunda denetim ekibinin tavsiyesi belgelendirme komitesine sunulur.  belgelendirme komitesinin onayı ile belge askıya alınır.

Kuruluşun sözleşme şartlarını yerine getirmemesi durumunda belgelendirme müdürü durumu belgelendirme komitesine sunar, belgelendirme komitesinin onayı ile belge askıya alınır.

Kuruluş gerekli düzeltmeleri yaparsa belgelendirme komitesinin onayı ile belge askıdan indirilir. Belgenin askıda kalma süresi en fazla altı aydır.

Kuruluş isteği veya belgesi askıya alınan kuruluşların gerekli düzeltmeleri yapmaması veya sözleşme şartlarını yerine getirmemesi durumunda belgelendirme komitesinin onayı ile belge iptal edilir.

Kapsam daraltma kararını saha denetimi yapmadan, kapsam genişletme kararı saha denetiminden sonra yapılır.  Denetim gün sayısı, kapsam genişletmenin mahiyetine göre tarafımızdan belirlenir.

SİSBEL’e çalışan sayısı, üretim, hizmet kapsamı, şubeleri, geçici alanları v.b konularda doğru ve eksiksiz bilgi sağlamak. 

SİSBEL ile yapılan sözleşme şartlarına uymak.

Yönetim sistemiyle ilgili çalışmaları yapması ve kuruluşumuzla iletişim kurması için temsilci atamak.

Denetim planını onaylamak veya varsa değişiklik isteğini bildirmek.

Gözetim denetimlerini 2. aşama belgelendirme denetimin son gününden itibaren en geç 1 yıl içinde gerçekleşmesini sağlamak.

Belge yenileme denetimlerini 2. aşama belgelendirme denetimin son gününden itibaren en geç 3 yıl içinde gerçekleşmesini sağlamak.

Denetim öncesi 1. aşama denetimi için sistem dokümanlarını (kalite el kitabı, prosedürler, talimatlar, planlar v.b) zamanında ve eksiksiz biçimde SİSBEL’ e ulaştırmak.

Denetim ekibine saha denetimde yardımcı olmak (bilgi temini, doküman temini, v.b).

Denetim ekibine denetim aşamasında gerekli kaynakları sağlamak.

Denetimin planlanması, uygulanması, raporlanması ve düzeltici faaliyetlerin tamamlanmasına kadar olan süreçte denetim ekibine yardımcı olmak, bilgileri, zamanında ve doğru biçimde vermek.

Denetim raporlarını onaylamak, açılan uygunsuzlukları belirlenen zamanda kapatmak.

Belgelendirilmiş olduğu kalite yönetim sistemi standardı şartlarına uymak.

Kuruluşu ilgilendiren tüm yasal zorunluluklara uymak.

Organizasyonel değişiklikleri ((a) Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, b) Kuruluş ve yönetim gibi kilit yönetici, karar alma ve teknik kadro, c) İletişim adresi ve önemli sahalar, d) Belgelendirilmiş yönetim sistemi altındaki işlemlerin kapsamı.) 1 ay içerisinde SİSBEL’e yazılı olarak bildirmek.

Belgelendirilmiş yönetim sistemiyle ilgili SİSBEL’den almış olduğu her türlü yazılı veya sözlü talimatlara uymak.

Logo kullanma prosedürüne göre logo kullanımını sağlamak.

Yönetim Sistemi belgesini, logo kullanımını başka bir kurum yada tüzel kişiliğe devretmemek, kullandıramamak.

Belgesinin askıya alınması, iptal edilmesi veya sözleşmesinin feshedilmesinden sonra logoyu ve belge kullanımını durdurmak.

SİSBEL’e karşı mali yükümlülüklerini sözleşme şartlarında belirlendiği şekilde yerine getirmek.

Belgelendirme denetimi öncesinde en az bir iç denetim ve yönetim gözden geçirmesi yapmak.

Yönetim sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün/hizmetleri ile ilgili kuruluş şikayetleri kayıtlarını tutmak ve istendiğinde ibraz etmek.

Gerekli olduğunda, akreditasyonun denetimi kapsamında, bir şahit denetiminin (akreditasyon Kurumunun sertifikasyon/gözlem denetimine gözlemci göndermesi) yapılmasına izin vermek.

Gerekli olduğunda, akreditasyon denetimlerinde kuruluş bilgi ve belgelerini akreditasyon kurumuna ve denetçilerine sunmamıza izin vermek.

Gerekli olduğunda, adli makamlara kuruluş bilgi ve belgelerini sunmamıza izin vermek.

1. aşama denetimlerdeki uygunsuzlukları en geç 3 ay içinde düzelterek 2. aşama denetime girmek.

2 Aşama denetimlerdeki uygunsuzlukları en geç 6 ay içinde düzelterek takip denetime girmek.

Belgenin askıya alınması durumunda en geç üç ay içinde düzeltmeleri yaparak denetime girmek.

Sistem Eğitim ve Belgelendirmeden yapılan denetim duyurularını ve yazışmaları cevaplamak.

Belge iptali talebini gözetim denetiminde bir ay önce bir yazı ile bildirmek aksi durumda ödemeyi yaparak iptal ettirmek.

Belgenin askıya alınması veya iptalinden sonra, belgeyi ve logo kullanmayı ve ona atıf yapmayı durdurmak, tanıtım ve reklam v.b amaçlarla kullandığı dokümanlardan belgeli olduğunun belirtileri ve sembolü taşıyanları kullanmamak.

Belgesi iptal edilmişse belgenin aslını onbeş gün içerisinde teslim etmek ve hiçbir şekilde kullanmamak.

Yönetim sisteminin belgelendirmesine atfı, belgelendirme kuruluşunun bir ürün, proses veya hizmeti sertifikalandırdığı imasını verecek şekilde kullanmamak.

Belgelendirmenin belgelendirme kapsamı dışındaki faaliyetlere uygulandığını ima etmemek.

Belgelendirmesine ilişkin herhangi bir yanıltıcı beyan yapmamak veya buna müsaade etmemek.

Belgelendirmesini belgelendirme kuruluşuna veya belgelendirme sisteminin itibarına gölge düşürecek ve kamu güvenini kaybettirecek tarzda kullanmamak.

Yükümlülüklerini yerine getirmezse sözleşme bedelinin beş katı tazminat ödemeyi kabul etmek.

Kuruluşyle ilgili tüm bilgi ve belgeleri gizli tutmak.

ISO 19011 Kalite ve Çevre Yönetimi Denetim Kılavuzu, ISO 22003, ISO 27006, ilgili standartlar, EA, IAF ve Turkak yayınlarına uygun denetim ekibi atamak, denetimi planlamak, gerçekleştirmek ve raporlamak.

Kuruluşun denetim planı, denetçi v.b konularındaki şikayet ve önerilerini dikkate almak.

Kuruluşa belgelendirme, denetim, denetim ekibi, denetim raporlaması, komite kararları v.b durumlara itiraz etme, şikayette bulunma hakkını ve yöntemini anlatmak.

Standard güncellenmesi, yeni standart yayınlanması v.b konularda kuruluşu bilgilendirmek.

Denetimleri önceden kuruluşa duyurmak.

SİSBEL tarafından gelen kuruluşun ilgili yönetim sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan şikayetleri yazılı olarak SISBEL’ e bildirmek.

Kuruluştan, yönetim sistemiyle ilgili gelen şikayetlere düzeltici faaliyet istemek. Şikayetin önemine göre denetim yapmak.

Belgenin haksız kullanılması durumunda kuruluşu yazılı olarak uyarmak, düzeltmezse belgesini iptal etmek, ilgili kurum ve kuruluşlara bilgi vermek.

Logonun yanlış kullanılması durumunda kuruluşu yazılı olarak uyarmak, düzeltmezse belgesini iptal etmek.

Adli makamlardan kuruluş ile ilgili bilgi, belge istenmesi durumunda kuruluş onayını alarak bilgi belge sunmak.

Akreditasyon kuruluşunun belgeli kuruluş ile ilgili bilgi, belge istenmesi durumunda belgeli kuruluş onayını alarak bilgi, belge sunma.

Belgesi askıya alınan veya iptal edilen kuruluşları web sitemizden ilan etmek ve ilgili taraflara bildirmek.

Tarafsızlığına gölge düşürecek hiç bir faaliyette bulunmamak.

Ödemesini yapmayan, denetim planlamasını onaylamayan, denetimi zorlaştıran ve belge kullanım kurallarına uymayan kuruluşların belgesini iptal etmek.

Denetim sonucuyla ilgili her tür kararı almak. (Belgelendirme, belgelendirmeme, askıya alma, askıdan indirme, gözetim koyma, ani denetim v.b)

Kuruluşlara belgelendirme şartlarında olan her bir değişikliği yazılı olarak bildirmek, kuruluşun yeni şartlara uygunluğunu doğrulamak.

SİSBEL’in akreditasyonunun askıya alınması veya iptal edilmesi durumunda kuruluşa son denetimde alınan ücret iade etmek.

SİSBEL’in belgelendirme faaliyetlerini durdurarak iş kolunu değiştirmesi durumunda kuruluşa son denetimde alınan ücreti iade etmek .

Uygunluk değerlendirme faaliyetlerinde, SİSBEL’ in uygunsuzluğundan kaynaklanan kuruluşun zararlarını karşılamak.

Tek taraflı olarak sözleşmeyi fesih etmek.

Belgele geçerlilik süresi 3 yıldır. (SISBEL belgeleri yıllık olarak hazırlayabilir).

Türkak akredite veya akredite olmayan SISBEL belgesi 1 adet ve Türkçe olarak basılır.

SAS (Swis Accreditation Service) akredite  veya akredite olmayan Quality Service belgeleri 1 adet Türkçe, 1 adet İngilizce olarak basılır. Bu belgeler dışında istenilecek her ek belge maliyeti 100 TL dir.

Belgelendirilen kuruluşlara belgeleri ile birlikte 1 adet gönder bayrak ücretsiz olarak sağlanır, bunu dışında istenen her ek bayrak 25 TL dir. 

İstenmesi durumunda masa bayrağı ve kırlangıç kuyruğu duvar bayrağı sağlanabilir, her ek bayrak ücreti 25 TL dir.

Denetçilerin ulaşım, iaşe, konaklama giderleri ve KDV fiyata dahil değildir.

Denetim tutarının tamamının ödemesi (denetim ve denetçi yol, konaklama ve iaşe) denetimden en geç 1 hafta önce yapılır. Ödemesi tamamlanmamış kuruluşlara belge teslimi yapılmaz.  Eksik ödeme yapan kuruluşların belgeleri iptal edilir ve geri ödeme yapılmaz.

Gözetim ve takip denetimi planlama duyurularına kayıtsız kalır ve denetimleri yaptırmazsa, denetim duyuruları yapıldığı halde denetimi kabul etmezse, denetimi belirlenen denetim tarihinden on gün önce onaylamaz ve ödemeyi yapmazsa belgesi iptal edilir ve gözetim denetiminin tamamını öder.

Sistem Eğitim ve Belgelendirme Ltd. Şti. Hesap bilgileri Yapı Kredi Bankası İstanbul-Üsküdar Şubesi. Şube Kodu:022 Hesap No: TR 21 0006 7010 0000 0085 6339

Aşağıda isim ve imzaları bulunan kuruluş ortakları kuruluşun bu sözleşme nedeniyle SISBEL’ E olan borçlarından dolayı müştereken ve müteselsilen sorumludurlar. 

Bu sözleşme ve eklerin uygulamasında doğabilecek her türlü anlaşmazlığın çözümünden İstanbul Mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.